By Zalegające sterty dokumentów w firmie nie tylko zabierają przestrzeń, ale również stwarzają ryzyko kradzieży poufnych danych. Żeby informacje nie trafiły w niepowołane ręce, ich nośniki należy odpowiednio zniszczyć. Nie w każdym jednak przypadku wykorzystanie zasobów firmowych będzie odpowiednim rozwiązaniem. Dlaczego warto postawić na profesjonalne niszczenie dokumentów? Oto 6 najważniejszych korzyści.
Dlaczego warto postawić na profesjonalne niszczenie dokumentów? 6 najważniejszych korzyści dla biznesu
Profesjonalne niszczenie dokumentów to usługa dedykowana zarówno niewielkim firmom, jak i dużym przedsiębiorstwom. Jej celem jest takie rozdrobnienie otrzymanych akt, pism, faktur, notatek i innych materiałów, aby odtworzenie zawartych na nich danych było niemożliwe lub wymagało dużych nakładów pracy i specjalistycznych technologii. Niweluje to lub ogranicza do minimum ryzyko, że poufne informacje trafią w niepowołane ręce.
Na rynku działa wiele firm, które oferują profesjonalne niszczenie dokumentów. Dlaczego warto zdecydować się na współpracę z nimi?
- Bezpieczeństwo danych. Specjaliści wiedzą, jak przeprowadzić niszczenie dokumentów, tak aby zawarte na nich poufne dane nie mogły zostać odtworzone i wykorzystana w procederze przestępczym. Stosują w tym celu niszczarki o odpowiedniej klasie tajności, a także monitorują i nagrywają całą procedurę. Dzięki temu masz pewność, że wszystko przebiega zgodnie z wymogami.
- Wygoda. Profesjonalne niszczenie dokumentów to wygodna opcja, która zwalnia firmę z konieczności przeprowadzenia utylizacji pism, akt czy też faktur na własną rękę. Zewnętrzny podmiot przyjedzie pod wskazany adres, odbierze materiały i je zniszczy.
- Oszczędność zasobów. Chociaż wydawać by się mogło, że niszczenie dokumentów to nieskomplikowany proces, angażuje sporo firmowych zasobów, zwłaszcza jeśli w danym przedsiębiorstwie produkuje się duże ilości pism, faktur czy też notatek. Wymaga m.in. zakupu specjalistycznych niszczarek, przeszkolenia personelu z ich obsługi, a czasem nawet oddelegowania zespołu pracowników do zutylizowania niepotrzebnych materiałów. Decydując się na profesjonalne niszczenie dokumentów, możesz tego uniknąć, a tym samym oszczędzić firmowe zasoby.
- Zgodność z prawem. Rzetelna firma oferująca profesjonalne niszczenie dokumentów wie, jak przetransportować, a następnie zniszczyć dokumenty zgodnie z prawem. Redukuje to do minimum ryzyko kary grzywny, aresztu lub pozbawienia wolności, którą organy państwa mogą nałożyć na firmę w związku z niewłaściwym przetwarzaniem poufnych informacji. Fakt zniszczenia dokumentów jest potwierdzany specjalnym certyfikatem, który honorują wszystkie instytucje kontrolujące w Polsce.
- Możliwość utylizacji innych nośników danych. Dokumenty nie są jedynymi nośnikami ważnych i poufnych informacji. Zawierają je także płyty CD/DVD, pendrive’y czy też dyski HDD, które również należy odpowiednio zniszczyć. W przeciwnym razie znajdujące się na nich dane mogą zostać skradzione. Profesjonalna firma oferująca niszczenie dokumentów będzie dysponować środkami organizacyjnymi i technicznymi do przeprowadzenia utylizacji nośników pamięci.
- Indywidualne podejście. Firmy oferujące profesjonalne niszczenie dokumentów dostosowują zakres świadczonych usług do potrzeb przedsiębiorstwa. Mogą zarówno dokonać jednorazowej utylizacji materiałów, jak i cyklicznie odbierać niepotrzebne już akta, pisma czy też faktury.
Profesjonalne niszczenie dokumentów to korzystna opcja pod wieloma względami. Nie tylko pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze, ale również zapewnia bezpieczeństwo danych i zgodność procedury z prawem. Warunek jest jeden – utylizacja musi zostać przeprowadzona przez rzetelny podmiot. Z tego względu przy wyborze firmy zewnętrznej warto zwrócić uwagę na kilka aspektów, takich jak np. doświadczenie, opinie czy też środki techniczno-organizacyjne, jakimi dysponuje przedsiębiorstwo.
