By Osoby prowadzące działalność gospodarczą muszą zadbać o to, aby przechowywane przez nich dokumenty, przeznaczone do utylizacji, nie dostały się w niepowołane ręce. Mogłoby to spowodować wyciek poufnych danych, dlatego też dobrym rozwiązaniem jest posiadanie szafek na dokumenty, zgodnych z RODO bądź też specjalnie dobranych pojemników, spełniających wyżej wymienione przepisy prawne.
Szafki na dokumenty zgodne z RODO z zabezpieczeniem
Bieżąca utylizacja dokumentów przy pomocy niszczarek zgodnych z RODO nie spełnia swojego podstawowego zadania, jeśli dane przedsiębiorstwo dysponuje ogromną ilością materiałów papierowych, jak również elektronicznych nośników danych czy innych produktów, zawierających różnego typu informacje poufne. Wówczas warto zdecydować się na szafki na dokumenty zgodne z RODO. To produkty wykonane bardzo starannie i estetycznie, które można wkomponować we wnętrza magazynowe, biurowe, a także kancelarie czy archiwa firmowe. Szafki na dokumenty zgodne z RODO bez problemu mogą znaleźć się nieopodal risografów, kserokopiarek czy też urządzeń przeznaczonych do tworzenia różnego typu kserokopii, czy wydruków z nośników. W ramach abonamentowej usługi niszczenia dokumentów można zdecydować się na wynajem bądź też zakup szafek na dokumenty zgodny z RODO. Są one przeznaczone do codziennego lub częstego składowania wyprodukowanych notatek biurowych, dokumentacji pracowniczej, akt personalnych lub też innych materiałów zawierających poufne dane.
Czym wyróżniają się szafki na dokumenty zgodnej z RODO?
Decydując się na szafki zgodne z RODO można zadbać o bezpieczeństwo przechowywania dokumentów przeznaczonych do utylizacji. To produkty o specjalnej konstrukcji, wyposażone w tak zwane wyrzutnie. Jest to element zapobiegający wyjmowaniu znajdujących się w szafkach dokumentów, w taki sposób, aby nastąpiło ich wykradnięcie. To zabezpieczenie przed działaniem osób trzecich i niepowołanych, które mogą wtargnąć na teren biura bądź przedsiębiorstwa, chcąc zdobyć dokumenty znajdujące się w szafkach zgodnych z RODO. Materiały gromadzone wyżej wymienionych konstrukcjach, mogą obejmować akta, dane tajne, poufne, wrażliwe bądź też te wymagające utylizacji. Zapełnienie szafki na dokumenty zgodnej z RODO pozwala na nawiązanie kontaktu z firmą oferującą odbiór i utylizację tych materiałów. Warto wspomnieć, że szafki na dokumenty firmowe przeznaczone do utylizacji spełniają nie tylko normy RODO, ale również są bardzo łatwe do transportowania. Bez problemu można je przenosić w dowolnie wybrane miejsce, w taki sposób, aby nie zajmowały one wolnej przestrzeni biurowej.
Pojemniki na dokumenty zgodne z RODO – dlaczego warto je używać?
W trakcie prowadzenia działalności gospodarczej, generującej sporą ilość dokumentów papierowych, które nie mogą być utylizowane przy pomocy firmowych niszczarek, można zdecydować się za pojemniki na dokumenty zgodne z RODO. To konstrukcje, które powstały zgodnie z Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych z 25 maja 2018 roku. Spełniają one szereg obostrzeń dotyczących gromadzenia danych osobowych i dokumentów papierowych przeznaczonych do utylizacji. Nowoczesne pojemniki na dokumenty zgodne z RODO odpowiadają także normie Din 66399. To dobre rozwiązanie dla przedsiębiorców, którym zależy na cyklicznym przekazywaniu dokumentacji do zniszczenia podmiotom zajmującym się tymi usługami. To sposób na efektywne i bezpieczne kumulowanie akt, przeznaczonych do utylizacji. Pojemnik na dokumenty zgodne z RODO jest stworzony z nowoczesnego materiału, którym jest sztuczne tworzywo HDPE. Jest ono odporne na działanie kwasów, alkoholi, benzyny, a także innych związków chemicznych. Na pokrywie znajduje się inteligentny wlot papieru, który zapobiega wydostawaniu się materiałów biurowych na zewnątrz z pojemnika na dokumenty zgodne z RODO. To konstrukcje wyposażone w specjalne zamek blokujący pokrywę, który zapobiega dostawaniu się do jego wnętrza osób niepożądanych i niepowołanych do tego celu.
Przygotowanie dokumentów firmowych do procesu utylizacji wymaga posiadania odpowiednio dobranych zbiorników, przeznaczonych do ich przechowywania. Do tej kategorii należą z pewnością pojemniki na dokumenty zgodne z RODO, odporne na szereg negatywnych czynników zewnętrznych, a także specjalnie zaprojektowane szafki na dokumenty zgodne z RODO z zabezpieczeniem zawartości.
